La oss være ærlige: Mange av oppgavene som må utføres i markedsavdelinger er kjedelige og unødvendige.
Det er i hvert fall det jeg hører hver eneste dag når jeg snakker med markedsføringsansvarlige rundt om i ulike selskaper. Min egen – helt uvitenskapelige – vurdering er at mellom 20 % og 50 % av oppgavene som blir utført, er manuelle oppgaver som riktignok må gjøres, men som også stjeler tid og energi. Tid og energi som trekker motivasjonskontoen i minus.
Det er selvfølgelig ikke så bra – men det er derimot bra at 50 % til 75 % av oppgavene kan automatiseres og dermed frigjøre tid til spennende, motiverende og ikke minst verdiskapende oppgaver.
Driften kveler utviklingen
Virkeligheten i enhver markedsføringsavdeling er at det er mange mål og ambisjoner – og ikke nok tid. Det paradoksale er at det alltid er en rekke kjedelige oppgaver som må løses først. Dermed kommer man aldri frem til det morsomme, og det er også vanskelig å finne tid og overskudd til de ekstra innsatsene som både skaper verdi for bedriften og arbeidsgleden. Driften kveler utviklingen.
Det er et paradoks, for forventningene til markedsføring vokser konstant. Det finnes jo utallige teknologiske hjelpemidler tilgjengelig – hvorfor er det da slik at markedsføringsavdelingen ikke trekker det ene kreative tiltaket etter det andre opp av hatten? Tja; det ville de kanskje gjøre hvis de ikke brukte tiden på kjedelige, manuelle oppgaver.
Markedsføring får oppgaven
Det er nettopp teknologien som er nøkkelen til suksess. De oppgavene markedsføring sitter med i dag, vokser konstant. Dette har vært virkeligheten i detaljhandelen lenge, og i disse årene skyller bølgen over industrien.
Vi blir alle i økende grad digitale, og vi orienterer oss mot nettet når vi skal kjøpe noe. Det gjelder når vi kjøper en t-skjorte, og det gjelder når vi foretar et stort og dyrt B2B-kjøp. Så når man sier at 80 % av alle kjøp begynner på nett, gjelder det altså også B2B.
Det stiller store krav til alle merkeeiere. For det er avgjørende at du er til stede på nettet, og det er avgjørende at du har full kontroll på dokumentasjonen. Og det er her markedsføringsfolk begynner å få svette håndflater. For hvor lander oppgaven med å få styr på datablad, produktark, kataloger, bildemateriale og prislister (altså de prislister som salgsavdelingen egentlig burde lage)? Ja – i markedsføringen.
Lever eller bli glemt
Hvor viktig er det egentlig å kunne levere disse tingene til sine kunder og partnere? Det er – eller blir – helt avgjørende. Hvis vi skal male et språklig bilde, er det snakk om en tsunami som reiser seg når den treffer stranden.
I detaljhandelen er det i dag slik at hvis du ikke kan levere data i det formatet din samarbeidspartner (for eksempel en e-handelsplattform) krever, kommer du ikke i betraktning for å kunne levere dine varer eller tjenester. Og den samme utviklingen er i gang i B2B-segmentet. Kunden har makten.
Oppgaven er altså å kunne lage og sende alle disse formene for dokumenter, lister og materialer på en måte som ikke stjeler for mye tid og energi. Og det er her teknologien kommer inn i bildet.
Få styr på dataene
Løsningen for mange bedrifter vil være PIM. PIM – Product Information Management – samler alle data på ett sted, og dermed er det slutt på tilfeldige regneark, manuelt oppdaterte prislister og alle mulige andre former for dokumenter, filer og data som ligger spredt over hele bedriften i det som kalles dataøyer.
PIM bygger på data, så det første leddet i et PIM-prosjekt er å få kontroll på alle relevante data i bedriften. Når det er på plass, begynner magien – nå kan markedsføringsavdelingen begynne å la teknologien jobbe.
1. Automatisk generering av sikkerhetsdatablad
La oss si at du selger gulv til bedriftskunder. Dine gulv kommer i forskjellige varianter med ulike spesifikasjoner, og det konkrete databladet avhenger av kundens konkrete valg av materiale, kvalitet, farge, tykkelse og så videre. Kunden velger sitt produkt på siden, og de underliggende dataene blir automatisk trukket inn i en mal.
I tilfellet med gulv er det dessuten helt avgjørende at anvisningene til mengden lim som skal brukes til monteringen, samsvarer fullstendig med de valgte materialene, slik at det ikke ender med en feilmontering som kan bli enormt kostbar for deg. Disse informasjonene holder systemet øye med for deg, slik at det ikke ender med et problem.
2. Prisliste-mal
Prislister høres kanskje ikke ut som så mye, men en markedsføringsmedarbeider som jobber i en bedrift som for eksempel selger 8 000 varenummer til 5 land, vet godt hvor mye arbeid det ligger i å vedlikeholde dem. Og økonomisjefen vet det også godt – han er nemlig helt klar over at det lett kan være bundet en fulltidsstilling eller mer til oppgaven.
Prislister kan og bør automatiseres – det frigjør tid og lønnsutgifter, og det reduserer risikoen for feil, som igjen tar tid og koster penger å rette opp. Det handler om data og maler, og effekten kan avleses direkte på bunnlinjen.
3. Automatisk PDF
Med PIM kan du arbeide med farger og fonter i backend, og du kan definere hvordan data skal presenteres i malen. Du kan deretter velge å legge materialet i en mappe hvor du kan hente det frem når du trenger det – for eksempel til et kundemøte – eller du kan la det bli "trigget" på nettstedet, slik at en interessert kunde kan få laget en prisliste. Det krever ikke spesielle kodeferdigheter og er enkelt å arbeide med; det tilsvarer i grove trekk å bygge en side i et CMS-system.
Hvis du ønsker å ta arbeidet et skritt videre, kan du bruke hjelpeverktøy som IronPDF. Her bygger du maler som har et mer finpussede utseende, og nettstedet kan generere en PDF on demand. Her er det i teorien ingen grenser for hvor avansert det kan bli.
4. Automatisk katalog
Når det gjelder automatiske kataloger, begynner det å bli virkelig spennende. Her setter vi opp EasyCatalog og kobler det til deres data. På denne måten kan produktdata trekkes over i maler i InDesign, og det gir plutselig markedsføringsavdelingen superkrefter. Nå er det ingen grenser for de kreative mulighetene, og det spiller ingen rolle om det handler om produktkataloger, avanserte prislister, instore-materiale eller inspirasjons-flyers.
5. La kundene hente data og medier selv
Nå som dere har blitt automatisert og har alle hjelpemidlene – hva nå?
Kanskje er det slik at det å finne materialer er den største oppgaven. Men å sende dem blir snart langt mer krevende. Bilder og videoer stiller helt spesielle krav, og derfor går utviklingen mot en mye høyere grad av selvbetjening.
Dette kan for eksempel manifestere seg i et varekatalog som kunden kan få tilgang til. Han velger sine produkter, og konfigurasjonsverktøyet i PIM-systemet gjør at han kan velge dataformat, bildetype og mye mer. Og så pakker systemet den materialpakken han trenger.
Du har altså en database og en selvbetjeningsplattform som gir uante muligheter for kundene dine – ikke minst forhandlere som trenger store mengder data.
6. Fullautomatiserte datafeeds med PIM
Når du skal levere produktdata til nettbutikker, er datafeed det absolutte nøkkelord. Noe av det som koster mest tid i dag, er å pakke data til for eksempel en ny kolleksjon som skal sendes ut til alle deres samarbeidspartnere. Eller hvis det skjer en regulering som betyr at dokumentasjon må sendes ut til en bred gruppe mottakere.
Med feeds skjer dette automatisk. Her snakker databaser med databaser, og automatiseringen er komplett. Dette er allerede virkeligheten i dag i for eksempel byggebransjen, hvor det er krav om konstant å stille korrekt og oppdatert data til rådighet.
Nøkkelen er data
Alt dette begynner og slutter med data. PIM samler alle data på ett sted, og når du har kontroll på dataene, har du veien til en mer spennende og produktiv hverdag i markedsføring. Og husk: Dette er ikke en spareøvelse. Det er en øvelse som frigjør ressurser til å utføre alt det markedsføring egentlig burde gjøre – de kreative oppgavene som skaper verdi for virksomheten.
Hvis du har kommet så langt, sitter du sannsynligvis med en rekke spørsmål – og de vil typisk være:
- Hva koster PIM?
- Kan det betale seg for oss?
- Hvilket system bør vi velge?
- Hvor lang tid tar prosjektet?
- Hvor mange timer må vi selv bruke?
- Hvis vi allerede har PIM, kan vi bruke det mer effektivt?
Du bør oppleve det selv
Ta kontakt med oss så kan vi se på hvilke muligheter dere har for automatisering i bedriften.
Mona Eng
Head of Digital Growth
mona.eng@twoday.com
90670655