Gartner publiserte høsten 2024 rapporten "The State of M365 Copilot". Undersøkelsen er basert på 165 besvarelser, primært fra CIO-er med ansvar for evaluering og utrulling av M365 Copilot. Den fokuserer på temaer som verdirealisering, informasjonsmodenhet/sikkerhet og adopsjon.

I twoday Cloud Platforms & Security har vi alene det siste halve året jobbet med mer enn 30 kunder på tvers av segmenter og industrier. En diskusjon vi alltid har med våre kunder, handler om hvorvidt M365 Copilot er verdt investeringen. I denne artikkelen kombinerer vi Gartners resultater med våre egne erfaringer og bidrar dermed til debatten om hvorvidt M365 Copilot gir verdi for pengene. Vi gir også et perspektiv på hvordan man i det hele tatt kan måle verdien av M365 Copilot.

I twoday Cloud Platforms & Security mener vi at en verdirealisering som ensidig fokuserer på spart tid, blir for nyansert. Det er ikke bare vanskelig å måle nøyaktig, men enda viktigere: Organisasjoner risikerer å miste fokus på hvordan M365 Copilot kan løfte den enkelte medarbeider til nye høyder hvis de kun ser på antall minutter spart i løpet av en arbeidsdag.

Hvordan måler man verdien av M365 Copilot?  

M365 Copilot koster $30 per bruker per måned (i skrivende stund). Kun 3 % av respondentene mener at det leverer betydelig verdi, og derfor må vi anta at kun 16 % av de spurte organisasjonene har gått videre til en full utrulling av M365 Copilot. Paradoksalt nok viser Gartners undersøkelse at 97 % av brukerne sparer tid ved å bruke M365 Copilot, og 46 % av brukerne rapporterer tidsbesparelser på opptil 14 minutter per dag.

De fleste organisasjoner vi snakker med, spør oss om råd om hvordan man beregner ROI. For å måle ROI ser man typisk på lisenskostnaden i forhold til tidsbesparelsen. Hvis man holder det så enkelt, er det vår vurdering at business casen nesten alltid vil være positiv. Som nevnt viser Gartners studie at nesten 46 % av de spurte oppgir at de sparer opptil 14 minutter per dag. Dermed kan vi sette opp regnestykket relativt enkelt.

Hva koster en medarbeider per time? Og lønner investeringen seg? Regnestykket kan se slik ut:

• En medarbeider med en bruttolønn på 50 000 NOK per måned koster 333 NOK per time.
• 14 minutter spart per dag tilsvarer 280 minutter eller 4,6 timer per måned.
• 333 NOK (timepris) × 4,6 (månedlig spart tid) = 1 532 NOK.
• Den månedlige lisensprisen er 216 NOK.
• 1 532 NOK (verdi av spart tid) – 216 NOK (lisensprisen) = 1 316 NOK i netto gevinst per måned.

Men…

Ettersom det kun er 16 % av de spurte organisasjonene som har gått videre til en full utrulling av M365 Copilot, kan vi konkludere med at metoden som brukes for å beregne ROI likevel må være mangelfull, og/eller at det er andre faktorer som spiller inn.

Gartner påpeker at man bør skille mellom Return on Employee (ROE) og Return on Investment (ROI) – og understreker at ROE ikke nødvendigvis er det samme som ROI, ettersom M365 Copilot har flere fordeler enn bare å hjelpe brukerne med å spare tid.

Dette kan raskt utvikle seg til en akademisk diskusjon om ord og definisjoner. Likevel mener vi at det er flere problemer med å stirre seg blind på klassiske ROI-beregninger når man skal vurdere om M365 Copilot faktisk skaper verdi:

1. Det første åpenbare problemet er at man ikke har innsikt i hvor mye tid de respektive arbeidsoppgavene tok før M365 Copilot ble implementert. I beste fall blir det et kvalifisert gjetning, men typisk basert på et fåtall medarbeidere og arbeidsprosesser. Dermed kan det ende opp som en diskusjon om ord mot ord når det gjelder hvordan tidsbruken er målt i den ene eller andre retningen.
   
   
2. Et annet problem, som også påpekes av Gartner, er at den tiden hver enkelt medarbeider sparer, ikke nødvendigvis gir et nøyaktig bilde av ROI. Årsaken er at tiden som spares, ikke nødvendigvis blir reinvestert i nye prosjekter eller flere besvarte e-poster. I stedet kan den for eksempel bli brukt ved kaffemaskinen sammen med kollegaer. Dette har også en verdi, men den er vanskelig å måle.  
   
   
3. Etter vår mening handler M365 Copilot ikke bare om å spare tid, men også i stor grad om å heve kvaliteten på arbeidet og prosessene. Brukerne kan spare tid på grovarbeidet og i stedet fokusere på å finpusse detaljer, noe som gjør sluttproduktet sterkere. Dette kan potensielt føre til en bedre ROI (for eksempel raskere beslutningsprosesser, bedre markedsføringsmateriell, grundigere dokumentasjon osv.), selv om det ikke nødvendigvis kan påvises at man har spart betydelig tid.  
   
   
4. Til slutt er det også verdt å vurdere at medarbeidere ikke alltid er helt ærlige om verdien M365 Copilot faktisk skaper. Vi har erfart at mange bruker verktøyet på områder der de mangler kompetanse, selv om de på papiret burde kunne håndtere oppgaven. For eksempel kan en medarbeider som sliter med å formulere seg skriftlig, bruke uforholdsmessig lang tid på slike oppgaver. Men fordi ansatte sjelden ønsker å innrømme utfordringer med ferdigheter de forventes å mestre, blir verdien av M365 Copilot aldri offisielt målt. Dette endrer likevel ikke det faktum at verktøyet spiller en viktig rolle i å løfte medarbeidere til et nytt nivå og utnytte andre ferdigheter bedre.
   
   

What’s in it for me?
En overdreven fokus på ROI kan også fjerne oppmerksomheten fra det som egentlig motiverer den enkelte brukeren til å ta produktet i bruk. Økt produktivitet er utvilsomt positivt for enhver organisasjon, men hva betyr det for den enkelte medarbeider som fortsatt jobber like mange timer som før? Vi kjenner til eksempler der ansatte har spurt om de kan jobbe færre timer i uken fordi de kan dokumentere at de jobber mer effektivt – men svaret var et rungende nei. Derfor må man, når man ønsker å motivere ansatte til å bruke M365 Copilot, ha et mer nyansert fokus enn bare tidsbesparelser.

Les mer: Last ned vårt whitepaper: Microsoft 365 Copilot: Sikkerhetsrisikoer du må vurdere før deployment

Oppsummert

Samlet sett er det vår vurdering at en verdirealisering som ensidig fokuserer på spart tid, blir for unyansert. Dels er det vanskelig å måle nøyaktig, men enda viktigere er at organisasjoner risikerer å miste fokus på hvordan M365 Copilot kan løfte den enkelte medarbeider til nye høyder hvis man kun ser på antall minutter spart i løpet av en arbeidsdag.

I stedet anbefaler vi å fordele ansvaret bredere i organisasjonen. IT-avdelingene må sørge for at produktet kan utnyttes fullt ut uten å gå på kompromiss med sikkerheten, mens forretningssiden må spille en kritisk rolle i å identifisere de brukerne og arbeidsprosessene der produktet kan gi mest verdi. De må også sikre relevant opplæring av sluttbrukerne og måle verdien – ikke bare i minutter spart, men i hvordan det løfter medarbeidernes arbeid og effektivitet.

M365 Copilot skaper verdi for de fleste organisasjoner 

Samlet sett er det twodays vurdering at dersom man har lagt et solid grunnlag når det gjelder sikkerhet og informasjonsmodenhet, kombinert med riktige adopsjonsaktiviteter, vil M365 Copilot skape verdi for de aller fleste organisasjoner. Dette gjelder både når man evaluerer verdien ut fra et klassisk ROI-perspektiv, men i enda større grad når man ser på Return on Employee (ROE). Det er imidlertid nødvendig å investere i både informasjonsmodenhet, sikkerhet og adopsjonsaktiviteter. Dette krever både tid og penger, noe som umiddelbart kan påvirke business-casen negativt. Men igjen – det avhenger av hvor nyansert business-casen utformes.

Informasjonsmodenhet og sikkerhet er ikke bare relevant i forbindelse med M365 Copilot, men bør betraktes som must-do i alle organisasjoner, enten de planlegger å ta i bruk M365 Copilot eller ikke.

Vil du vite mer?

Er du interesseret i å vite mer om dine muligheter med Microsoft 365 Copilot? 

Kontakt os her

Eller ta kontakt med: